Verdades, mentiras y mitos del control de almacén

La gestión del stock es, para muchos estanqueros, uno de los principales escollos en sus negocios, bien porque no han dado el paso para llevarla correctamente, bien porque no encuentran el método para llevarlo de forma cómoda y sin esfuerzos titánicos de uno o más domingos al mes.

Y es que, respecto del control del almacén se ha dicho – y seguirá diciendo mucho-, pero ni todo es cierto, ni todo lo dicho es adecuado para el estanco. Un estanco no es cómo otros comercios, ni en productos, ni en su rotación y valor. Es por eso que el método usado para controlar el almacén no puede ser el mismo que el usado en un comercio con poco género y con poca rotación. Y la necesidad es mayor si asumimos que el tabaco, el producto principal que se vende, en caso de ser robado, es un producto fácil de vender legalmente y dejando mucho margen, por tanto, muy atractivo para empleados o colaboradores poco honrados.

Ahora bien, si en un estanco el almacén es complicado de llevar con el sistema tradicional de contar una vez al mes todo el género, ¿cómo debe llevarse el control del almacén?Pues muy sencillo, al margen de que puntualmente quiera contarse todo el producto, la forma más efectiva de llevar el almacén bien, con el menor esfuerzo, es contar diariamente 4 o 5 marcas, siendo unas pocas más o unas pocas menos, en función de la cantidad de productos diferentes que venda el estanco y del tiempo disponible.

Contar una marca es un proceso rápido y sencillo. Una vez hecho, se comprueba si las cantidades cuadran con lo que nos indica el ordenador, es decir, si la cantidad que realmente hay coinciden con la que debería haber. Si está todo correcto, pasamos a contar la siguiente marca, y así sucesivamente hasta alcanzar las 4 o 5 marcas, o tantas como tengamos tiempo disponible. Si no cuadrara, se buscaría el origen del descuadre y se corregiría. Pero no hay que caer en el error, como sucede a veces, de tratar de cuadrar el stock a la fuerza, como tampoco de cuadrar una caja a la fuerza si nos sobra o falta dinero al final del día. Hay que indagar sobre las causas del descuadre, pero si no las encontráramos, regularemos la cantidad de ese producto para dejarlo bien, y anotaremos el error. El ordenador nos permitirá, más adelante, hacer resúmenes para controlar semanal, mensual y anualmente estos errores y tener conocimiento y control de estos descuadres de almacén. Conocer las marcas afectadas, las cantidades y su valoración, entre otra información.

Y es que al contrario de lo que en ocasiones suele pensarse, una buena gestión del stock no pasa porque todo cuadre siempre a la perfección – aunque el objetivo siempre deba ser ese–, sino por saber qué descuadra y por qué cantidades. Para todo ello, y para conocer el origen de los descuadres, el ordenador registra de forma automática una gran cantidad de información de la actividad del estanco, tales como: ventas no finalizadas y ventas anuladas, eliminación de líneas en la pantalla de ventas, modificaciones de stocks, o bajas de artículos, entre muchos otros registros, que permitirán encontrar las causas del descuadre.

Los pequeños descuadres del almacén pueden ser frecuentes si no somos muy rigurosos en la venta. A pesar de la extendida idea que reza que la dificultad en el control del almacén está en introducir las compras en el ordenador, la realidad es muy distinta. Introducir las compras es siempre un proceso sencillo, bien se haga automática o manualmente a través del sistema informático. El secreto de un buen control de almacén no reside, por tanto, en la introducción de los pedidos, reside en vender bien.

En el día a día del estanco, en el que se hacen muchas ventas, la posibilidad de equivocarse está siempre presente. ¿Quién no ha hecho un cambio de un producto o una devolución y ha olvidado marcarla en el ordenador? ¿Quién no ha vendido un producto estando la tienda muy llena y no ha olvidado marcarlo más tarde en el ordenador? ¿O le ha pedido a un compañero que marque una operación, y éste se no lo ha hecho? O incluso no vinculados a las ventas, como un familiar que se lleva tabaco, pero que no nos lo dice en el momento – caso muy frecuente en estancos de segunda o tercera generación, cuyos dueños originales no tenían, ni tienen, la preocupación y hábito de controlar el almacén del estaquero actual-.

VERDADES

– El secreto del control del almacén está en vender bien.

– Controlar el almacén ahorra costes y reduce riesgos.

MENTIRAS

– La dificultad para controlar el almacén reside en introducir las compras.

– El almacén se controla contando el género un domingo cada mes.

– Si no tengo empleados, no es necesario que controle el almacén.

MITOS

– Es imposible controlar el almacén porque hay demasiados artículos y con mucha rotación.

– Llevar el almacén es muy cansado y exige mucho esfuerzo.

Es evidente que una buena gestión del estanco debe tratar de evitar este tipo de errores, y hay formas de hacerlo con formación, adecuando la cantidad de ordenadores a la cantidad de personal vendiendo, o supervisando todos los cambios y devoluciones – caso muy habitual en muchos comercios-, por poner algunos ejemplos, entre otras muchas iniciativas que pueden ayudar en este aspecto. No hay sistema automático de introducción del pedido en el ordenador que pueda resolver estos descuadres de almacén, porque no son problemas que surjan en la compra e introducción del género, sino en la venta diaria, y sólo pueden resolverse siendo más rigurosos y disciplinados al vender.

Es una ingenuidad creer que el almacén se lleva absolutamente sólo si introduzco el pedido, porque hay errores humanos que deben corregirse mediante la supervisión, y mientras haya personas vendiendo en los estancos, ningún sistema automático de introducción de compras podrá evitar que alguien olvide picar una venta por el TPV. Pero no sólo debe
controlarse el almacén por estos motivos, también porque una parte muy importante del control del almacén es trasmitir la preocupación y control sobre el género de la tienda al resto de personas que trabajan con nosotros.

Un estanquero que cuenta 4 o 5 marcas a diario, si no más, puede controlar todo su género a lo largo del mes, pero, sobre todo, trasmite un mensaje a trabajadores y colaboradores que trabajan con él: el stock es importante y si hay descuadres, descubriré el origen a través de las herramientas que ofrece el software.