Distribución del Nuevo Portal de Logista

Como explicamos en un post anterior Logista ha desarrollado una nueva plataforma de interacción con sus clientes. Todo cambio es difícil y si afecta a más de 6000 usuarios y a dos empresas que trabajan en el sector es, entonces, una tarea de grandes proporciones. Este nuevo Portal de Logista requiere la instalación de una compleja actualización cuyo contenido, distribución e impacto, desarrollamos a continuación en este post.

Actualizar 6000 estanqueros, para adecuarlos al nuevo Portal de Logista, es una tarea de grandes dimensiones, especialmente si tomamos en consideración que muchos de ellos tienen más de un ordenador – con la complejidad que supone- y que Logista ha dispuesto unos estrechos plazos para realizar tal cambio.

De los 6000 estanqueros que trabajan con Bitronic, algo más del 60% de ellos trabajan preparando y enviando pedidos a través de nuestros programas de gestión del estanco – bien sea el antiguo Euroshop o el nuevo Estancos Élite-. Es por ello que se decidió dividir la tarea actualizadora en dos fases: por un lado aquellos clientes que requerían del nuevo portal imperiosamente para poder continuar realizando sacas; y por otro lado, el resto de clientes que, al no hacer uso de esta utilidad, podían seguir trabajando con el portal antiguo – operativo temporalmente para el resto de servicios como la descarga de precios, calendarios de sacas o pedidos entregados, entre otros-.

La primera fase de la actualización se puso en marcha el pasado 17 de octubre, fecha en que Logista migró del portal viejo al portal nuevo al primer cliente. Desde ese momento hasta finales del mismo mes, Bitronic envió día a día, una carta a todos los clientes que, por el orden fijado por Logista, eran migrados de un portal al otro.

Estos clientes, migrados tras grabar la saca, tenían, desde ese momento, 10 días para actualizar sus terminales. En caso contrario, y llegada la fecha de la siguiente saca, no podrían realizarla a través del programa: no estando éste habilitado para enviar la información al nuevo Portal.

La segunda fase, en cambio, y en la medida en que su urgencia es menor porque los clientes pueden seguir disfrutando de todos los servicios de los que hacían uso, la realizaremos durante las siguientes semanas.

El envío de la actualización por correo convencional incluyendo instrucciones y CD no ha sido casual. Los requisitos técnicos para el uso de la nueva herramienta de Logista – que detallaremos a continuación- impedían su distribución – en los plazos fijados por Logista- a través de internet, como están habituados nuestros clientes. Ahora bien, ¿qué incluye esta actualización?

Esta actualización consta de dos partes. Por un lado debe instalar una serie de archivos de Windows que son, para el ordenador medio, costosos de instalar, pudiendo alargarse el proceso entre 10 y 15 minutos. Es precisamente la necesidad de incluir estos ficheros, imprescindibles para hacer funcionar el nuevo Portal, lo que ha motivado el uso de CD para difundir la actualización.

Por otro lado, también incluye una actualización del programa que no cambia nada apreciable por el cliente, pero sí establece los parámetros internos necesarios para enlazar la herramienta de envío de pedidos con el nuevo Portal de Logista.

Esta acelerada actualización ha generado una notable carga de trabajo para los departamentos de post-venta de Lk Bitronic. Durante este periodo actualizador, desde el 17 de octubre – fecha de actualización del primer cliente- hasta la hoy, Bitronic ha recibido y atendido casi 4 veces más llamadas que durante el mismo periodo del año pasado.

Comparado con un periodo similar en épocas de alta concentración de trabajo, se ha atendido el doble de llamadas que en el reciente cambio del IVA; y tres veces más que en el cierre de ejercicio anual.

Para afrontar la titánica tarea, los departamentos de atención al cliente han alargado sus jornadas laborales y hecho turnos para comer al mediodía, siempre con el objetivo de no cerrar con alguna llamada sin atender. Máxima que hemos cumplido.

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