¿Por qué es importante el arqueo de caja para una tienda?

El arqueo de caja para una tienda, restaurante o pequeño negocio consiste en la comprobación de que el dinero real que hay en la caja es el dinero que realmente está contabilizado en nuestro TPV para tiendas. Normalmente en tiendas minoristas, se realiza al finalizar la jornada. Es la contabilización del dinero en efectivo que tenemos. Es habitual que en la caja haya faltantes o sobrantes respecto a la cuenta global de ese día realizada en el terminal de punto de venta. Por esa razón, la diferencia negativa se contabiliza en una cuenta denominada diferencia de caja y se asume como pérdida, mientras que los sobrantes, como ingreso.

Lo ideal es poder solucionar gran parte de estas diferencias en el arqueo de caja antes del cierre del ejercicio para no tener que asumir una pérdida definitiva. Si esta cuenta de diferencia de caja no es 0, su cifra irá a las pérdidas o ganancias dependiendo del signo que tenga. Hacer un arqueo de caja nos ayuda además de poder ajustar la contabilidad de nuestro negocio, a valorar y analizar si estamos haciendo bien los controles internos para que estas diferencias sean las mínimas posibles.

1. Efectivo versus efectivo real

Para algunas empresas, como restaurantes y algunos minoristas, el efectivo normalmente es realmente efectivo: moneda y billetes. El dependiente de caja toma efectivo de los clientes y a veces paga sus facturas en efectivo. Las empresas que trabajan con efectivo tienen un problema especial con el seguimiento del arqueo de caja, especialmente porque no pueden rastrear los ingresos a menos que haya facturas u otros documentos.

2. Por qué el arqueo de caja es tan importante

La falta de efectivo es una de las principales razones por las que las pequeñas empresas pueden colapsar. Unas reservas de efectivo inadecuadas son una de las principales razones por las cuales muchas tiendas y restaurantes. Se «quedan sin dinero» y cerrarán en breve si no ponen una solución. Cuando un negocio empieza su andadura, los problemas de caja suelen ser mayores. Tienes muchos gastos y el dinero se va rápido. Y es posible que no tengas ventas ni clientes que te paguen. Necesitarás algunas otras fuentes temporales de efectivo, como a través de una línea de temporal de crédito para que puedas continuar con una situación de arqueo de caja positivo. Si tienes una tienda de helados o de turrones, es decir, si tu negocio es estacional, el arqueo de caja es particularmente importante. Debes saber provisionar y gestionar esas diferencias.

3. Errores comunes al realizar el arqueo de caja

Al realizar el arqueo de caja, nos pueden pasar 3 situaciones, que la caja nos dé el dinero que estaba contabilizado en el TPV. En ese caso, podemos cerrar con éxito la caja de ese día. Esto no significa, por definición, que se haya hecho bien, simplemente que la cifra es la misma, normalmente será porque la contabilidad ha funcionado pero también podría deberse a errores que se han ido compensando. El segundo escenario es que el valor reportado por la caja sea inferior a lo que debería ser. Puede ser por muchas razones como: una devolución de dinero a algún cliente que ha sido superior a lo que debería ser. No se han contabilizado algunas partidas de efectivo que han ido para alguna compra o gasto del propio negocio. O también por robo o hurto.

Si el valor de la caja es mayor que el que debería ser, aunque no se perciba como un problema, sí lo es en cualquier caso porque algo no está funcionando dentro del proceso. Puede suceder porque: no se están dando bien los cambios a los clientes. Tenemos ingresos que no se contabilizan por el cajero o se está cobrando de más en determinados productos.

Afortunadamente hay soluciones que nos pueden facilitar mucho la vida en cuestiones como el arqueo de caja. Hablamos del cajón inteligente Cashkeeper que evita errores de descuadres en caja por cobros mal efectuados, errores en los cambios y hurtos. Además de proteger frente a monedas y billetes falsos, evitar el contacto con gérmenes y suciedad que conlleva el efectivo y facilitar el proceso de venta, con Cashkeeper agilizaremos el proceso de arqueo de caja y nos aseguraremos de no tener descuadres.