4 trucos para gestionar los gastos imprevistos de tu bar o restaurante

Dirigir un negocio significa también saber gestionar esos gastos inesperados que surgen de la nada. Lamentablemente, los restaurantes y bares no son ajenos a estos problemas. Es imposible poder anticipar todos estos gastos imprevistos, sin embargo, hay formas, como propietario de un restaurante o bar, puedas evitar algunos de ellos con una serie de medidas preventivas.

¿Qué causa un gasto imprevisto en un restaurante?

Para saber cómo evitar gastos inesperados, primero es importante entender por qué suceden. A menudo, estos gastos que a nosotros nos parecen inesperados, realmente no los son. Son gastos regulares pero que nadie ha previsto y ha registrado a lo largo del tiempo. Con un buen calendario de pagos, muchos de estos gastos serán anticipados sin problemas. Por ejemplo, pensar que una nevera no se estropeará nunca es muy arriesgado. Cualquier electrodoméstico tiene una vida útil y pasada esa vida, se tendrá que reemplazar. También existen otros gastos imprevistos más pequeños, como quedarse sin existencias de algún alimento más rápido de lo previsto.

1. Controla los ingresos, gastos y stock

Si tu restaurante intenta constantemente mantenerse al día con los gastos y no puedes comprender dónde se originan o con qué frecuencia ocurren, necesitas controlar tu contabilidad. Realiza un seguimiento de la productividad, la eficiencia y supervisa los suministros y el inventario, así como el presupuesto. Si no puedes hacerlo tú ni tampoco delegarlo en alguien de tu personal, quizá debas contratar un gestor. El objetivo es recordarn los grandes gastos inesperados del pasado y ver los patrones que pueden repetirse en el futuro.

Si has elegido contratar un gestor y hace bien su trabajo, podrás observar las operaciones diarias y ver los patrones que surgen del uso de equipos, las ventas y gastos pasados. Podrás anticipar las facturas que antes era imprevistas pero que en realidad son regulares, los gastos de los empleados y el mal funcionamiento de los equipos de tu restaurante.

2. Haz un mantenimiento preventivo

La mejor manera de evitar tener que reemplazar o reparar una cocina u otro equipo es conocer las revisiones y chequeos de mantenimiento de los electrodomésticos y cumplirlos. El mantenimiento preventivo es todo el mantenimiento realizado regularmente que incluye no solo la limpieza diaria y cosas como cambios de filtro, sino también el mantenimiento que evita averías graves. Aproximadamente el 80% de las empresas que realizan un seguimiento de sus necesidades de mantenimiento, descubren que han mejorado la vida útil de los electrodomésticos del restaurante.

3. Conserva tus alimentos para evitar gastos imprevistos

Para evitar gastos imprevistos derivados de tener que tirar productos mal conservados, intenta crear rutinas y procesos de conservación que tus empleados puedan seguir. Es quizá más una filosofía de trabajo. Al enseñar a los empleados a conservar los alimentos y los recursos que tienen a su disposición, evitas quedarte sin materias primas antes de hora. Si tienes un restaurante pequeño, esto es un gran problema porque al final acabas comprando en pequeñas cantidades y los precios son más elevados que si haces una previsión para un plazo más largo.

La conservación no es solo relativa a productos perecederos como los alimentos, también implica a la conservación de la energía, por ejemplo. No es barata la electricidad y simplemente conservando el frío en tu cámara de refrigeración ahorrarás dinero. Asegúrate que tus empleados están atentos a estos detalles. Algunos tienen la costumbre de dejar las puertas abiertas cuando realizan múltiples viajes de ida y vuelta al frigorífico del restaurante. Quizá esto les ahorra tiempo pero puedes desperdiciar enormes cantidades de energía y perjudicar al propio compresor del equipo haciéndolo trabajar más duro. Para evitar gastos de reparación innecesarios, es importante asegurarte de que tus empleados optimicen la vida útil de tu equipo.

4. Minimiza los gastos imprevistos de tus proveedores

Establecer una relación comercial duradera con tus proveedores ayudará a evitar gastos de suministro inesperados. Si cuentas con proveedores de confianza y puedes mantenerlos mucho tiempo, conseguirás que ellos mismos conozcan cómo funciona tu bar o restaurante y te ofrezcan el mejor servicio y las mejores condiciones posibles. Si hay una promoción que puede interesarte por el tipo de negocio que tienes, serán los primeros en ofrecértela. Además, si alguna vez tienes alguna incidencia, ser un cliente de toda la vida ayudará a que no sean tan estrictos y que puedan ser flexibles en un momento determinado en el que lo necesites.

Muchas de las recomendaciones de este artículo tienen como base el control de las ventas, las compras y el stock. Para ello nuestra recomendación final es confiar en un programa para restaurantes y bares con el que controlar todas estas operaciones. Con Hostcontrol, el software tpv para restaurantes y bares te permitirá gestionar ahora tu negocio de una forma más rápida y con un total control de tus tickets, mesas, de tu terraza, de tus tarifas de menú y de todo lo que un restaurante o bar necesita.

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